Développer ses capacités d’analyse et de synthèse

Contexte

Un responsable de gestion administrative, en plus de nombreuses autres qualités, doit d’abord être doté d’un esprit de synthèse et d’analyse pour traiter au mieux les différentes données reçues. A cela s’ajoute la capacité d’écoute permettant d’appréhender avec bienveillance toute situation en se mettant à la place du lecteur afin de produire un document adapté à son besoin.

Pragmatisme, esprit d’analyse et de synthèse sont aujourd’hui au cœur des épreuves écrites des concours de recrutement.

Le but de cette action est donc :

  • Acquérir des méthodes et outils pour améliorer la productivité lors de l’analyse de situation ou de la lecture de documents;
  • Acquérir des méthodes et outils pour synthétiser les informations en mettant en valeur les points saillants captés à la première lecture par le destinataire.

Objectifs de la formation

  • Acquérir les outils d’une communication bienveillante par la pratique de l’écoute active pour analyser une situation, identifier les finalités en toute objectivité;
  • Acquérir des méthodes de lecture active pour extraire rapidement l’essentiel de l’information;
  • Acquérir des méthodes pour structurer sa pensée et présenter des informations de manière synthétique.

Eléments de contenu

1 la communication bienveillante (pour analyser et synthétiser objectivement)

  • La relation de communication bienveillante ou empathique = penser l’autre;
  • Distinction entre faits et opinion (ou comment éviter les a priori);
  • Comment éviter déformation, interprétation et redondance;
  • Les objectifs SMART (spécifique mesurable accessible, réaliste et temporel);
  • L’écoute active (questionnement, reformulation…).

2 la lecture et le projet de lecture (analyser)

  • La loi des 80/20 (loi de Pareto) : distinguer l’essentiel de l’accessoire;
  • Analyse globale préalable de l’environnement de lecture : le fait déclencheur de la lecture et les types de documents;
  • Élaboration de grille de lecture :  questionnement et mots clefs;
  • Les techniques de lecture active (Survol / Écrémage / Repérage / Approfondissement);
  • Mémorisation et prises de note pour réutiliser les informations (tableaux, cartes mentales).

3 synthétiser des informations

  • Choix de la forme du document selon l’objectif visé (information, prise de décision…)   ;
  • Identification de la problématique en contextualisant et en reliant les questionnements;
  • Mise en perspective des informations recueillies pour donner du sens;
  • Choix d’un plan (par opposition / par thème / analytique / linéaire…);
  • Style clair, concis, attractif.

Méthodes ; 25 % théorie et 75 % exercices pratiques et mises en situation

Intervenante : Sophie Bord

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