Développer ses capacités d’analyse et de synthèse

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Contexte

Un responsable de gestion administrative, en plus de nombreuses autres qualités, doit d’abord être doté d’un esprit de synthèse et d’analyse pour traiter au mieux les différentes données reçues. A cela s’ajoute la capacité d’écoute permettant d’appréhender avec bienveillance toute situation en se mettant à la place du lecteur afin de produire un document adapté à son besoin.

Pragmatisme, esprit d’analyse et de synthèse sont aujourd’hui au cœur des épreuves écrites des concours de recrutement.

Le but de cette action est donc :

  • Acquérir des méthodes et outils pour améliorer la productivité lors de l’analyse de situation ou de la lecture de documents;
  • Acquérir des méthodes et outils pour synthétiser les informations en mettant en valeur les points saillants captés à la première lecture par le destinataire.

Objectifs de la formation

  • Acquérir les outils d’une communication bienveillante par la pratique de l’écoute active pour analyser une situation, identifier les finalités en toute objectivité;
  • Acquérir des méthodes de lecture active pour extraire rapidement l’essentiel de l’information;
  • Acquérir des méthodes pour structurer sa pensée et présenter des informations de manière synthétique.

Eléments de contenu

1 la communication bienveillante (pour analyser et synthétiser objectivement)

  • La relation de communication bienveillante ou empathique = penser l’autre;
  • Distinction entre faits et opinion (ou comment éviter les a priori);
  • Comment éviter déformation, interprétation et redondance;
  • Les objectifs SMART (spécifique mesurable accessible, réaliste et temporel);
  • L’écoute active (questionnement, reformulation…).

2 la lecture et le projet de lecture (analyser)

  • La loi des 80/20 (loi de Pareto) : distinguer l’essentiel de l’accessoire;
  • Analyse globale préalable de l’environnement de lecture : le fait déclencheur de la lecture et les types de documents;
  • Élaboration de grille de lecture :  questionnement et mots clefs;
  • Les techniques de lecture active (Survol / Écrémage / Repérage / Approfondissement);
  • Mémorisation et prises de note pour réutiliser les informations (tableaux, cartes mentales).

3 synthétiser des informations

  • Choix de la forme du document selon l’objectif visé (information, prise de décision…)   ;
  • Identification de la problématique en contextualisant et en reliant les questionnements;
  • Mise en perspective des informations recueillies pour donner du sens;
  • Choix d’un plan (par opposition / par thème / analytique / linéaire…);
  • Style clair, concis, attractif.

Méthodes ; 25 % théorie et 75 % exercices pratiques et mises en situation

Intervenante : Sophie Bord

une stratégie d’écriture au service d’une communication efficace

  • Contexte

La communication écrite porte l’image de l’entreprise. Elle reflète la qualité de sa pratique professionnelle. Pour cela, l’entreprise doit adapter ses écrits professionnels.  En effet le client ou le collaborateur doit avoir accès à l’essentiel de l’information. Celle-ci  doit être accessible et attractive. Les rédacteurs  valorisent le contenu de leur document en ciblant leurs lecteurs pour leur donner confiance (valeur du propos) et envie de lire (captation de l’attention). Compétences orthographiques et rédactionnelles deviennent un enjeu fort pour le salarié .

Objectifs

  • identifier les enjeux de la communication écrite : s’adapter au destinataire en intégrant les différentes contraintes (culture d’entreprise,  position sociale ou hiérarchique, etc.)
  • Mobiliser et hiérarchiser ses idées.
  • structurer  son projet rédactionnel en termes d’efficacité, en fonction des attentes de  l’entreprise et du client.
  • choisir le  bon style et le mot juste pour rédiger un message opérationnel et plaisant à lire
  • rédiger rapidement lettre, courriel ou note en étant  attractif concis et clair pour être lu compris et mémorisé

Public : Collaborateurs des entreprises concernées par les fusions, le changement

Durée : 3 jours  (2 jours. + 1 jour)

Contenu

1er module (durée  : 2 jours)

La qualité appliquée à l’écrit professionnel :

  • la démarche qualité appliquée à la production d’un écrit
  • des règles de lisibilité et la mémorisation du message
  • L’écriture professionnelle efficace
  • la prise en compte du lecteur et le positionnement du rédacteur
  • une stratégie d’écriture pour chaque type écrit  adaptable
  • le cas particulier de la lettre de motivation

Organisation de la pensée et structure de son écrit :

  • analyse d’une situation de communication dans sa complexité : partenaires, enjeux, résultats attendus
  • organisation des idées et choix d’un plan
  • la logique du discours : structure, argumentation,

acquisition d’un style professionnel :

  • Le style journalistique appliqué au cadre professionnel 
  • Structure de paragraphes phrase et connecteurs logiques
  • Les indices saillants : rôles des titres pleins, la typographie et mise en page
  • Le choix des mots (la règle des 3 C : court, concret, connu)

Intersession :

Chaque stagiaire recueille et analyse courriers, courriels et/ou note qui pourraient être améliorés selon les  critères « qualité » définis lors de la session.  Ils adressent au formateur les projets de modifications en vue de la 3ème  journée

2ème module (durée :1 jour)

Le contrôle de qualité des écrits :

  • Lecture réécriture et relecture
  • Mode de Diffusion et effet attendus
  • Classement et réemploi
  • Procédure d’autodiagnostic de la lisibilité de ses écrits

Méthode

  • Découverte et participative
  • Exercice en sous-groupes.
  • atelier pratique (session 2)  

Intervenante : Sophie BORD.

optimiser ses préparations de concours

Aujourd’hui les temps dédiés aux préparations de concours sont de plus en plus restreints. Dès lors l’investissement personnel devient de plus en plus important. Cette formation s’adresse aux personnes qui souhaitent préparer un concours et optimiser leurs capacités d’apprentissage.

Public : Personnes désireuses de se préparer à un concours en en développant ses capacités d’auto-formation . Pas de pré-requis

L’enjeu de la formation :

  • comprendre le processus de recrutement pour mettre en place une stratégie « gagnant-gagnant » et éviter le sentiment d’auto-dévalorisation en cas d’échec
  • comprendre le mécanisme de la mémorisation et opter pour des outils correspondant à ses besoins
  • se préparer activement par une gestion du temps adaptée à ses besoins et ses contraintes

Les objectifs de la formation

  • Comprendre les attentes et exigences du jury
  • Anticiper sa préparation au concours dans sa globalité (écrit et oral)
  • Définir des stratégies d’apprentissage prenant en compte ses contraintes et ressources
  • Acquérir des outils pour développer sa culture administrative et/ou générale
  • Exploiter efficacement ses connaissances 
  • Constituer des fiches de révision optimisées
  • Elaborer un planning de révision réaliste

Eléments de contenu

  • Les enjeux du recrutement dans la fonction publique
  • Les facteurs de motivation (professionnels et personnels)
  • Les facteurs de réussite
  • L’analyse des conditions d’une préparation efficace
  • Les profils d’apprentissage et  les techniques de mémorisation
  • La méthode « Pomodoro » pour mieux gérer ses temps de préparation
  • La recherche d’information y compris sur la toile
  • L’exploitation des sources documentaires : techniques de lectures et de prise de notes
  • De la prise de note à la fiche synthétique
  • Les différentes fiches : savoir /savoir-faire /savoir être
  • L’esprit d’équipe et l’entraide

La pratique d’une communication bienveillante pour désamorcer les conflits

Contexte

Lors de rencontres, de rendez-vous avec les usagers ou des différents partenaires pour la mise en œuvre d’une politique publique, nous devons veiller à la qualité de la communication qui se construit. L’avènement de la société numérique a favorisé le développement des individualités rendant parfois difficile l’échange entre usagers et services publics, entre partenaires public/ privé autour d’un projet.

Comment transmettre nos messages et nos valeurs à nos interlocuteurs, avec efficacité dans le respect de chacun ? Comment désamorcer les conflits naissants ? Comment montrer à  nos interlocuteurs que nous comprenons leur situation et leur faire comprendre notre mission ?

Pour éviter les blocages et l’émergence des conflits, pour susciter le respect dans les relations plutôt que l’affrontement, la journée de formation initiera les participants aux principes de la communication bienveillante.

Public : personnes en contact avec des personnes extérieures au service (usagers ou partenaires extérieurs)

8 à 12 participants

 

Objectif de la formation

  • créer une relation de communication favorable en employant les méthodes de la communication bienveillante

Objectifs pédagogiques

  • acquérir des outils pour diagnostiquer l’image que chacun renvoie et décoder le positionnement de ses interlocuteurs
  • acquérir les outils de la communication bienveillante
  • développer l’expression positive pour éviter les blocages et désamorcer les situations de conflits
  • agir avec professionnalisme en maitrisant son stress

Contenu

  • les différents de styles de communication
  • Les quatre étapes du processus de la communication bienveillante : observation, sentiment, besoin, demande
  • La prise de parole et quelques techniques et outils : voix, regard, gestuelle
  • Les différents automatismes du comportement et de postures
  • L’incompréhension : genèse du stress et des conflits
  • L’empathie : « Penser l’autre »
  • Les attitudes d’écoute
  • Questionnement et reformulation
  • la puissance des «Messages-Je» et leurs effets sur soi, sur l’autre et sur la relation
  • La gestion de l’espace (proxémique et espace personnel)
  • Sortir des blocages : prendre du recul, améliorer ses réflexes comportementaux et de langage
  • Quelques techniques antistress pour prendre du recul et gérer ses émotions

Méthodes :

Des questionnaires sont adressés une semaine avant la formation aux stagiaires afin d’adapter la séance aux besoins du groupe et de construire des études de cas spécifiques ; apports à partir d’analyses d’expérience, de jeux de rôle, d’autodiagnostic

Intervenante : Sophie Bord

Gérer les situations conflictuelles au téléphone

Voici un des programmes de formations que notre entreprise propose

Qu’est-ce qu’un conflit ? Comment gérer un conflit par téléphone ? Nous vous proposons d’identifier le fonctionnement d’un conflit  pour gérer avec professionnalisme un appel difficile avec un interlocuteur agressif ou agacé Lire la suite « Gérer les situations conflictuelles au téléphone »